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2017年7月21日 星期五

拒當職場小白,你得學會這樣報告



隨時報告進度,卻老是被當白目?


初入職場的時候,你可能有過以下的經驗:有事情跟老闆報告,他卻老是一副不耐煩的樣子,要不然就隨便敷衍你一下,讓你十分抓不著頭緒。

這時候老鳥走過來拍拍你的肩膀:「小子,不要這麼白目,要學著看『臉色』啊!」你似懂非懂,職場的人際溝通學分真是怎麼也修不完,到底什麼是「臉色」、又要怎麼「看」呢?


老闆的注意力爭奪戰


【哈佛商業評論】5/12 日的文章:『你的大腦只有那麼多注意力』(原文連結)指出:注意力是一個有限的資源,過度集中注意力會消耗大腦的「注意力迴路」,如果能量消耗光了,人就變得容易衝動、自控力下降、不願意幫助別人、不肯合作、草率地做決定。(原文:The problem is that excessive focus exhausts the focus circuits in your brain. It can drain your energy and make you lose self-control. This energy drain can also make you more impulsive and less helpful. As a result, decisions are poorly thought-out, and you become less collaborative.)

對於你來說,手上的案子、特別是老闆交代的,可能是最重要的事,但是對日理萬機的老闆來說,你的事只是眾多爭奪他注意力資源的其中之一。你報告的時候之所以會被打槍、被老鳥笑「白目」,就是指你「還無法評估自己的事需要佔據老闆多少注意力」。

我們可以這樣說:「看臉色」這件事,就是分析對方此時此刻「能撥多少注意力給你」

說到這裡你可能會問,我是一個職場小白,我哪知道對老闆來說,什麼更重要、什麼不重要、他此時此刻又有多少心思聽我報告呢?下面這個提問技巧也許可以幫助你


時間管理提問法


你可能聽過「高效能人士的七個習慣」書中的時間管理法,也就是把事情區分為重要、不重要、緊急、不緊急的二維表格,這樣的分類法,我們可以把它應用到報告前的提問裡,比如:

1. 重要+緊急

「老闆,抱歉你這麼忙還打擾你,不過我有一件重要而且緊急的事情要跟你報告,可以佔用你五分鐘時間嗎?」

特別提醒:如果對方「顯得很忙」,你主動加上一個「佔用時間限制」,對於溝通是有幫助的。

2. 重要+不緊急

「老闆,我有一件很重要的事情要跟你報告,不過不急,你看我下午再來找你還是明天再跟你講?」

特別提醒:給對方選擇的時候,提供兩個封閉式的選項,會比單純問:「你什麼時候有空?」這種開放式選項來得有效率。

3. 不重要+緊急

「老闆,有一件不怎麼重要的事,不過對方在催,您可不可以很快決定一下,剩下的我把它處理掉?」

特別提醒:這樣的問法隱含「你會搞定雜事」的意思在,老闆會很樂意有人幫他把雜事處理掉、擺脫一件蒼蠅般的瑣事,所以不會拒絕當下給你指示。

4. 不重要+不緊急


這種事情一般不會在老闆看起來很忙的時候提出,你不會再老闆焦頭爛額的時候問他春酒或科遊到哪裡舉行,不然就真的白目的很徹底了... 不過,即便是這種事情也有它的使用時機:當老闆忙到喘一口氣表示很煩時,你可以這麼說...

「老闆,我看你這麼累,我跟您報告一個好消息轉換一下心情...」

特別提醒:用這招要非常小心,你得有十足成功地把握才用,不然弄巧成拙,一樣被打入白目地獄。


「回報力」是職場新人的第一個必修課之一,這篇文章幫助你怎麼測出回報的「時機」,下一篇將介紹如何選擇回報的「方式」,敬請期待。

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#向上管理
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