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2017年7月21日星期五

拒當職場小白,你得學會這樣報告



隨時報告進度,卻老是被當白目?


初入職場的時候,你可能有過以下的經驗:有事情跟老闆報告,他卻老是一副不耐煩的樣子,要不然就隨便敷衍你一下,讓你十分抓不著頭緒。

這時候老鳥走過來拍拍你的肩膀:「小子,不要這麼白目,要學著看『臉色』啊!」你似懂非懂,職場的人際溝通學分真是怎麼也修不完,到底什麼是「臉色」、又要怎麼「看」呢?


老闆的注意力爭奪戰


【哈佛商業評論】5/12 日的文章:『你的大腦只有那麼多注意力』(原文連結)指出:注意力是一個有限的資源,過度集中注意力會消耗大腦的「注意力迴路」,如果能量消耗光了,人就變得容易衝動、自控力下降、不願意幫助別人、不肯合作、草率地做決定。(原文:The problem is that excessive focus exhausts the focus circuits in your brain. It can drain your energy and make you lose self-control. This energy drain can also make you more impulsive and less helpful. As a result, decisions are poorly thought-out, and you become less collaborative.)

對於你來說,手上的案子、特別是老闆交代的,可能是最重要的事,但是對日理萬機的老闆來說,你的事只是眾多爭奪他注意力資源的其中之一。你報告的時候之所以會被打槍、被老鳥笑「白目」,就是指你「還無法評估自己的事需要佔據老闆多少注意力」。

我們可以這樣說:「看臉色」這件事,就是分析對方此時此刻「能撥多少注意力給你」

說到這裡你可能會問,我是一個職場小白,我哪知道對老闆來說,什麼更重要、什麼不重要、他此時此刻又有多少心思聽我報告呢?下面這個提問技巧也許可以幫助你


時間管理提問法


你可能聽過「高效能人士的七個習慣」書中的時間管理法,也就是把事情區分為重要、不重要、緊急、不緊急的二維表格,這樣的分類法,我們可以把它應用到報告前的提問裡,比如:

1. 重要+緊急

「老闆,抱歉你這麼忙還打擾你,不過我有一件重要而且緊急的事情要跟你報告,可以佔用你五分鐘時間嗎?」

特別提醒:如果對方「顯得很忙」,你主動加上一個「佔用時間限制」,對於溝通是有幫助的。

2. 重要+不緊急

「老闆,我有一件很重要的事情要跟你報告,不過不急,你看我下午再來找你還是明天再跟你講?」

特別提醒:給對方選擇的時候,提供兩個封閉式的選項,會比單純問:「你什麼時候有空?」這種開放式選項來得有效率。

3. 不重要+緊急

「老闆,有一件不怎麼重要的事,不過對方在催,您可不可以很快決定一下,剩下的我把它處理掉?」

特別提醒:這樣的問法隱含「你會搞定雜事」的意思在,老闆會很樂意有人幫他把雜事處理掉、擺脫一件蒼蠅般的瑣事,所以不會拒絕當下給你指示。

4. 不重要+不緊急


這種事情一般不會在老闆看起來很忙的時候提出,你不會再老闆焦頭爛額的時候問他春酒或科遊到哪裡舉行,不然就真的白目的很徹底了... 不過,即便是這種事情也有它的使用時機:當老闆忙到喘一口氣表示很煩時,你可以這麼說...

「老闆,我看你這麼累,我跟您報告一個好消息轉換一下心情...」

特別提醒:用這招要非常小心,你得有十足成功地把握才用,不然弄巧成拙,一樣被打入白目地獄。


「回報力」是職場新人的第一個必修課之一,這篇文章幫助你怎麼測出回報的「時機」,下一篇將介紹如何選擇回報的「方式」,敬請期待。

如果這篇文章對你或你的朋友有幫助,歡迎分享。

#職場溝通
#向上管理
#回報力

2017年7月1日星期六

三個『搭』破沉默的小技巧





你會怎麼做?


兩周前我去上海參加會議,大會派了司機來接機,前往飯店的路上,我先問了司機一句:『大哥,這去到飯店要多少時間?』,『一個多小時吧』司機回答。一個多小時阿...我想,那時約莫晚上九點多,這一個多小時的車程裡,你會怎麼做呢?

A. 睡覺
B. 看手機
C. 跟司機聊天(要聊什麼?)


跟陌生人『搭』話的三個小技巧


『保持一定的空間距離』這樣的策略在各種文化中都有,以避免人際衝突,事實上,人自然就傾向做自己的事,儘量避免與別人交流,因為,比起偶然有趣邂逅帶來的吸引力,糟糕相遇帶來的不快要可怕多了。

不過,這讓我們少了很多與別人建立真正有效連繫的機會,手機與社交軟體更加劇了這種抽離感。

誇張一點的例子就是:上回我跟一桌朋友吃飯,菜上齊了以後某個人突然提議:『等一下,我們先拍個合照!』拍完之後就連忙發到群組裡,然後大家就忙著下載、打卡、發到臉書、互相標記。

然後接下來的半小時裡,大家不斷忙著查詢哪個沒在場的朋友回了什麼...

退一步講,有時候你就是會面對那種『好向必須說點什麼』的場合,閃躲交談反而顯得失禮,這時候該怎麼破冰呢?

我從『每一天的街頭冒險』一書中,整理出三個搭話的小技巧:

1. 讚美品味氣質

人都喜歡被讚美。但是,陌生人間搭話讚美,你應該避免直接說:『你真漂亮』、『你的腿好長』這種聽起來像變態的話。

而說:『你的髮型燙得很自然,哪裡剪的,可以幫我介紹設計師嗎?』、『你的靴子很好看,在哪裡買的?』

這樣的技巧也可以用在機場、或美食街:『你的餐點看起來真好吃,哪一攤買的?』

#避免讚美身體特質,而要讚美品味氣質。

2. 討論當下體驗

舉例:你再看街頭表演,或著進到一間特色小店,就可以跟看起來也來『朝聖』的鄉民分享感覺,用一句問句開場也是不錯的選擇:『你是第一次來嗎?』、『你也是看她們的粉絲團之到的嗎?』、『你也是來玩的嗎?還是住在這邊?』

我曾經分享過在演講之中利用:同鄉、同校、同職業、同興趣...等異中求同的技巧,來拉近與聽眾的距離,而這都比不上身處一個共同空間的體驗。

#用當下體驗,打造互動經驗!

3. 幫一個小忙

幫對方一個小忙是很好的互動開場,這便是影響力一書中提到的『互慧原則』,絕對不要放過可以無痛伸出援手的機會!

我常常在高鐵上幫人家一些小忙,例如上次聽救援前往幫忙的經驗,還有一次是我自己推了個小行李箱,我的位子是靠窗坐位。

就我找到位子、準備入座的時候,赫然發現我位子旁坐靠走道的女生,提了一個超大型李箱,擋住座位,看來有點不知所措,於是我給了一個提議:

『不然這樣』我用這四個字開場『你幫我先看著我的行李,我幫你把你這個大的推到後面行李區去放』

『那裏還有位子嗎?』她回答。

『那你幫我拿著行李一下,我過去看』
『好喔』

『還有位子喔,我幫你推去放』

後來我把自己的行李放在座位上面的置物區,坐定以後,我發現她除了簡短的一聲『謝謝』之外,看起來有點靦腆尷尬,於是我就順著搭了幾句話:

『這麼大一個行李箱,你剛從國外回來阿?』去哪玩呢?自助嗎?跟朋友去嗎?你也住台南嗎?我在高雄也有個朋友,他是消防員,很特別,這樣好了,我問你喔假設今天不幸遇到火災,下面三種狀況妳會...

就這樣聊了半小時後,才拿書出來看。

重點在於:我先把自己的行李交給她(取得信任),再去幫她置放她的行李,如此對方接受幫忙的心理門檻就會降低。

#幫個小忙,不要裝盲!


總結:沒有什麼好怕的


開頭的上海搭車之旅,最後我怎麼度過車上時光呢?

讚美品味氣質:『大哥,你儀錶板上面放的那個像飛碟的是什麼?空氣清淨機阿?喔你這個跟別人不一樣喔!哪裡可以買?淘寶買的到嗎?效果好嗎?上海的空氣跟北京哪個差?...』這樣就聊了半小時了。

討論當下體驗:後來路過一排共享單車,又聊了一堆共享單車的事,問他怎麼看,司機就開始分享他家鄉的共享單車亂象,小女孩騎單車被撞死,責任歸屬等等問題...又聊了半小時。


不需要擔心不愉快的邂逅體驗,反正你們本來就萍水相逢!

1. 避免讚美身體特質,而要讚美品味氣質。
2. 用當下體驗,打造互動經驗!
3. 幫個小忙,不要裝盲!

用著三個小技巧,開啟一趟屬於你的破冰之旅吧!